こんにちは、元アクセンチュア社員のゴウ(@GouBusiness)です。
私は現在はある日系企業に勤めていますが、改めて振り返ってみるとアクセンチュアは今の会社と大きく性質が異なっていました。
今回はそんなところに注目しながら、「アクセンチュアの会議」と「よい会議とは？」について紹介していきたいと思います。
会議やミーティングの頻度
仕事を行う上で必ず欠かせないのが「会議」です。
1週間にどのくらい頻度や時間で会議を行っているのでしょうか？
会議はその会社での役割・ポジションにより参加する数が増減すると思いますが、それを考慮したうえでも、かなり如実に差が出たので取り上げてみます。
日系企業の会議の頻度
会議がめちゃくちゃ多いです。どれだけ多いかをとある1週間をピックアップして書き連ねてみます。
・プロジェクト全体(事務関連)：1時間/週
・プロジェクト全体(進捗管理)：2時間/週
・プロジェクト全体(技術分野)：3時間/週
・チーム定例(規模20人)：2時間/週
・グループ定例(規模5人)：2時間/週
全体の勤務時間を
| 1週間8時間×5日=40時間 |
とすると、11時間が会議！
週の1/4、1日以上が会議ということになります。とても多い印象です。
プロジェクトの開始など色々決めることが多い時は、何日もホテルなどに泊まり込んで決めるといったこともよくあります。会社の文化によるものもあるかもしれません。
数日間外部と遮断された状態で何日も話し合うことで、ブレスト的にいい意見・アイディアが出てくるのではないかという狙いですね。
アクセンチュアの会議の頻度
逆にアクセンチュアでは、マネージャー以上の職位になるとそれなりに会議も増えますが、比較的社内会議は少ない印象です。
当時リーダー業務をしていましたが、あったとしても週で合計3-4時間ぐらい。個別の打ち合わせというより相談という感じで行っていました。
「会議の場を設けて、話しあって決める」というよりも、まずは担当者同士で方向性を決めて、軽く進めてみてから軌道修正していく方針で進めていくプロジェクトが多かったため、会議室にいるよりも机で作業していることが多かったです。
そして、その際集まるメンバーも関係するメンバーだけに絞って行っていました。
会議を効率的に行うためには？
会議のやり方に関しては「アクセンチュア」のほうがスムースで効率的に行われていたように思います。
大きなプロジェクトになると関係者が増えるので、会議の数は増えてしまうのは仕方ないのですが、その中でもなるべく関係するメンバーに絞り、必要な会議に必要なタイミングで出席することが効率的な打ち合わせのやり方なのかなと思います。あとで議事録を見れば済む会議もよくあります。
上記を踏まえながら、効率的に会議を行うためには何が必要なのかを考えてみます。
時間を決めて行う
まずは、時間を決めることが大事です。
1時間とか2時間とか会議の長さももちろんですが、大事なのはその内訳です。
会議の中で
| どの議題についてどのくらい話し合う |
といった指標をある程度決めてやらないと、延々と話がまとまらない・・・なんてことはよくあります。
採用面接のグループワークを思い出しますが、「タイムキーパー」という担当を割り振りしっかり時間管理していくことはとても重要です。だらだら時間ばかり長い会議って多かったりしませんか？話に夢中になってしまうとあっという間に時間が経ってしまいます。
人の時間をもらっているという認識を持ちながら、時間を有効に活用していきたいところです。
参加者を絞る
会議の時間もそうですが、参加者を以下に絞るかもとても重要なことです。
2時間の会議に30人参加していたら、工数としたら60時間。かなり大きな時間です。
議事録見るだけでいいんじゃないかな？
などとしっかり判断し、なあなあで参加する会議をなくすことが重要です。逆に主催者の場合は参加必須メンバーにのみ会議の依頼を行いましょう。
特にこういった1週間の会議体を決めてしまい、「参加しているだけでプロジェクト・仕事がうまく進んでいる」気分にさせちゃうなんていう勘違いが、規模が大きい会社ほどよくあるという話を聞きます。
会議のゴールを定める
これもよくありがちなのですが、会議のゴールを決めていない会議。
何が決まったらいったん次の議題に行けるのか？
会議はいろいろな人が参加するので、ある議題に対して様々な意見が出ることは良いと思いますが、時に発散しすぎることがあります。
目的を持った会議を設定しないと、議題から横道にそれたり、関係ない話に繋がったりしてということがよくあります。
しっかり、会議参加依頼を出す時にも
| ・ＸＸＸのＸＸＸの対応策を決めたい ・ＸＸＸのＸＸＸのスケジュールを決めたい |
などといったゴール設定を明確にしたうえで、招集をかけることで目的に沿った効率的な会議ができるようになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回は会議について検証してみました。
アクセンチュアの会議はかなりポイントや対象が絞られており効率的に行われていたように思います。時間は有限ですから、しっかり相手の時間をもらっているという意識を忘れずに行っていきたいですね。
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